Come gestire un team a distanza e #ComeLaTecnologiaAiuta di Christophe Therrey

Sei fra i milioni di professionisti che si sono dovuti abituare velocemente a lavorare da casa per la pandemia? In questo caso, probabilmente ti sarai ormai adattato alla nuova routine e, forse, ti starai chiedendo se lo #smartworking diventerà parte della “nuova normalità” della tua azienda.  

Come sicuramente hai già potuto constatare, lavorare da casa offre alcuni vantaggi ma presenta anche qualche problematica, soprattutto quando si deve gestire un team a distanza. 

In Centric Software, il 90% dei nostri addetti lavorava a distanza già da diversi anni prima dell’epidemia di COVID-19, così abbiamo deciso di sfruttare la nostra esperienza per realizzare una serie sui consigli per il #telelavoro. 

In questa quarta puntata, il nostro VP Sales EMEAR, Christophe Therrey, offre i suoi consigli per migliorare la gestione remota dei team!   

4 trucchi efficaci per gestire un team a distanza 

Dieci anni fa occupavo un ruolo apicale nelle vendite presso una piccola startup francese specializzata in sicurezza software. Le giornate erano lunghe e le notti brevi. Con il mio team lavoravamo duramente, consolidando la nostra posizione predominante sul mercato, e lo facevamo divertendoci! Questo fino all’inverno del 2009, quando Madre Natura decise di mandarci un segnale. 

Scoppiò l’epidemia di influenza suina (H1N1) e si sospettò il contagio di uno dei nostri colleghi. L’ufficio venne chiuso e tutti gli addetti finirono in quarantena domestica per un paio di settimane. Quella fu la mia prima esperienza di #telelavoro, prima di arrivare in Centric Software. 

Con oltre 10 anni di esperienza di telelavoro alle spalle, oggi posso dare consigli su ciò che funziona (e non funziona) per me e per il team di Centric. 

1. Stabilire un rituale del team.

Può sembrare ovvio, ma non mi stanco mai di sottolineare quanto sia importante. 

Avere un proprio rituale è assolutamente fondamentale per il team, che si tratti di riunioni settimanali, colloqui individuali mensili o altre modalità di aggiornamento periodico. In questo modo si garantisce la trasparenza, soprattutto per quanto riguarda lo stato dei processi e/o l’avanzamento di altre attività. È altrettanto importante fissare una durata inderogabile, per evitare cali di attenzione e favorire il contributo di tutti alla riunione. Naturalmente alcune riunioni saranno più produttive di altre, ma quello che conta è rispettare il rituale per tenere tutti sul pezzo! 

2. Usare strumenti di comunicazione informali.

Utilizziamo un’app di messaggistica come backup dei canali di comunicazione formali e per le chat in generale. 

Questi strumenti possono essere utilizzati per comunicare pensieri o idee svincolandosi dai mezzi tradizionali, oltre a favorire le interazioni sociali, soprattutto in questo momento. Ho notato anche che sono sempre più utilizzati da piccoli sottogruppi di clienti o partner consolidati per attivare un canale privilegiato di relazioni aperte e trasparenti laddove necessario. Personalmente ritengo che questi strumenti confermino anche la convergenza fra la sfera personale e quella professionale.  Detto questo, si tratta di canali che devono essere maneggiati con cura!

3. Scegliere gli strumenti digitali giusti.

La flessibilità è un altro “must” per la gestione remota dei team, che viene agevolata dalla disponibilità di strumenti digitali appropriati. 

Metà della mia agenda è occupata da impegni, mentre l’altra metà resta libera per “incendi” imprevisti, assistenza mirata e altre emergenze. Siamo abituati a gestire qualsiasi problema dell’ultimo minuto da remoto, con Skype, Microsoft Teams o Webex. Ci destreggiamo fra queste e altre piattaforme, adattandoci a quelle che usano i nostri clienti. 

Questi strumenti sono sufficienti per le comunicazioni quotidiane, ma certamente non lo sono per gestire processi complessi legati ai prodotti. I professionisti di sviluppo prodotto, progettazione, acquisti, merchandising, approvvigionamenti e altri reparti hanno bisogno di piattaforme più strutturate come il PLM (Product Lifecycle Management), che consente loro di gestire i prodotti interamente dalla concezione al lancio, anche lavorando a distanza! Con una piattaforma digitale come Centric PLM i responsabili hanno piena visibilità sullo stato di ogni prodotto, senza dover inseguire i loro team. Tutte le informazioni sono aggiornate in tempo reale e accessibile da qualunque luogo. 

Durante la crisi abbiamo avuto ottimi riscontri dai nostri clienti. Grazie alle nostre tecnologie (PLM, integrazione 3D, IA, pacchetti di collaborazione remota pronti all’uso, app mobili, cruscotti di collaborazione visuali digitali, cloud e altre) sono riusciti a mettere in isolamento senza problemi anche i loro team più girovaghi, come gli acquisti e gli approvvigionamenti! 

4. Motivate il team! 

Non esistono formule magiche per motivare i team, soprattutto quando si lavora a distanza, ma vi diamo comunque alcuni consigli utili. 

1. Prestate attenzione: tutti apprezzano e meritano attenzione. Alcuni più di altri. Dipende anche dal livello di cultura e dalla personalità di ciascuno. È importante prendere le misure e dare a ogni componente del team l’attenzione di cui ha bisogno.
2. Giocare: ho scoperto che giochi e sfide funzionano bene! Ho la fortuna di avere produttori di champagne in famiglia, così posso spedire una bella bottiglia in premio al vincitore.
3. Delegare compiti specifici: un’altra tecnica che trovo efficace è delegare compiti specifici che possono avere un impatto sulle prestazioni del team. Assegnando a ciascuna la responsabilità di missioni diverse, si assicura il coinvolgimento di tutti i componenti e si generano dinamiche positive all’interno del team. 
4. Apprezzare pubblicamente, criticare privatamente. Quando si lavora a distanza bisogna continuare a incoraggiare i comportamenti positivi e correggere gli errori. Questa attività deve essere gestita con molta cautela quando si lavora da casa. Le persone che vengono criticate pubblicamente tendono a perdere motivazione. Pertanto uno dei miei principi fondamentali è apprezzare in pubblico e criticare in privato. 
5. Sfruttare la teoria delle intelligenze multiple. Questo modello fu proposto da Howard Gardner alle metà degli anni Ottanta e riesce sempre ad affascinarmi. In parole semplici, la teoria sostiene che tutti nasciamo con otto diversi tipi di “intelligenze” e un potenziale simile per ognuna di esse. Il fatto che sviluppiamo un’intelligenza più di un’altra dipende dalla genetica, dall’istruzione e dall’esperienza di vita in generale.

Ad esempio, uno dei componenti del mio team ha un’incredibile intelligenza spazio-visiva. Per capire una campagna di vendita, la deve disegnare su un foglietto, un tablet o una lavagna. Con lui non servono mail lunghe e dettagliate. Gli basta semplicemente visualizzare il processo per memorizzarne tutte le fasi in dettaglio.  

Il futuro della gestione remota dei team 

Personalmente ritengo che il futuro del telelavoro porterà al totale scollegamento fra l’attività lavorativa e la sua sede fisica. Nulla di sorprendente! 

Se la crisi attuale ci ha insegnato qualcosa, è che le soluzioni di collaborazione digitali sono diventate i fattori abilitanti della continuità operativa e consentono ai leader di gestire meglio i loro team. 

Non ci vorrà molto tempo perché le aziende capiscano che lo #smartworking deve essere promosso, gestito e considerato come approccio strategico per garantire la continuità operativa. Come diceva Stephen Hawking, “L’intelligenza è la capacità di adattarsi al cambiamento”, e penso che sia giunto il tempo di dimostrare quanto siamo in grado di adattarci come organizzazioni e quanto possiamo essere molto più intelligenti come individui.